Knowledge Management System Life Cycle

Knowledge Management System Life Cycle 

Di dalam suatu organisasi, terutama di dalam dunia kerja, seringkali terjadi regenerasi. Dari tiap-tiap generasi akan mengalami kejadian-kejadian dan akan memiliki pengalaman yang berbeda-beda. Regenerasi dari tiap organisasi selalu terjadi. Oleh karena itu generasi yangbaru perlu mengetahui apa-apa saja yang telah dilakukan, dialami, dan pernah terjadi di organisasi, agar, perkembangan organisasi dapat lebih baik dan kesalahan yang terjadi dapat lebih kecil, dengan berbekalkan pengalaman, pengetahuan, data, dan dokumentasi-dokumentasi lainnya mengenai organisasi tersebut pada generasi-generasi sebelumnya. Bila tidak ada knowledge management, maka pengalaman-pengalaman, dan ilmu-ilmu yang telah di dapat oleh orang-orang sebelumnya, maka akan terbawa dan hilang begitu saja,seiring menghilangnya orang yang tergantikan tersebut.mungkin adnda masih bingung dengan apa yang saya ungkapkan barusan.

Contoh Sederhana:
Sebuah perusahaan mempunyai seorang pegawai yang sudah lama bekerja bertahun-tahun, mulai ketika ia menjadi pegawai junior, hingga menjadi kepala staff(pegawai senior). Jenjang waktu yang ditempuh pastinya tidak sebentar, oleh karena itu pengalaman yang didapat dan kemampuan yang dimiliki dibidangnyapun tidak sedikit, katakanlah telah mengalami berbagai proses pembelajaran(seminar, training, sertifikasi, dll) kemudian apabila pengetahuan yang dimiliki oleh satu orang pegawai ini tidak didokumentasikan, maka ketika pegawai tersebut telah habis masa jabatannya, maka penggantinya harus mengalami proses dari 0(nol) lagi, semisal, mengumpulkan pengalaman-pengalaman dari nol, atau harus mengalami training yang sama dengan seniornya terdahulu, yang mana pasti memakan biaya dan dari segi waktu kurang effisien.

Karena Itulan tercipta sebuah sistem yang sering dikenal manajemen pengetahuan, atau nge-trend dengan istilah Knowledge Management System Life Cycle.

Knowledge Management System Life Cycle mempunyai fungsi yang hampir sama dengan SDLC(System Development Life Cycle) yakni sebuah siklus sistem dalam membangun suatu suatu proyek. yang membedakan antara SDLC dan KMSLC adalah pendekatan yang dipakai.

SDLC	KMSLC
System analyst mendapatkan informasi dari User	Knowledge Developer mendapat pengetahuan dari pakar
User tahu permasalahannya, tetapi tidak mengetahui solusinya	Pakar mengetahui keduanya, baik permasalahan dan juga solusinya
Pembuatan sistem dilakukan secara berurut	Pembuatan sistem dilakukan dengan melakukan peningkatan-peningkatan juga secara interaktif
Pengujian dilakukan pada akhir setelah sistem terbentuk	Pengujian dilakukan di awal sistem, mengacu pada pengetahuan pakar

TUGAS KELOMPOK CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

Nama kelompok Team Project :

1. Muhammad sya’bani
2. Ario dwi pratama
3. Farid irawan
4. Fuja Novriansyah
5. Wahyu Jaksana 

Kelas SI/81

Setiap tim harus mempersiapkan berdasarkan tema proyek mereka;

1. Wawancara [10 pertanyaan]

2. Kuesioner [10 pertanyaan]

3. Metode Tambahan [minggu depan]

Berikut yang dapat kami persiapkan dalam membangun kproyek tersebut dan tireapkan pada knowledge management system  :

1.       Wawancara [10 pertanyaan] :

a.       Metode atau Teknologi apa yang harus dimiliki dalam Desain KMS tersebut ?

b.      Tahukah pegawai anda jika aplikasi desain knowledge ini menggunakan Design KMS ?

c.       Apakah sistem knowledge management memerlukan bantuan atau pun teknologi yang lebih luas untuk membantu pegawai dalam menganalisa data penting yang sangat banyak?

d.      Seberapa detail persiapan sistem knowledge management untuk menangkap knowledge?

e.       Cara-cara apa yang akan anda gunakan untuk mengenali objek-objek knowledge?.”

f.       Adakah standarisasi pengarsipan dokumen atau file dalam sebuah Desain KMS tersebut?

g.       Solusi / masukan apa saja yang akan di berikan untuk di masa yang akan datang ?

h.      Bagaimana langkah atau cara anda dalam memberikan evaluasi disetiap proyek anda ?

i.        Di gunakan dalam hal apa sajakah hasil evaluasi tersebut?

j.        Adakah aspek lain dari KMS yang tengah dipersaingkan namun kita belum miliki?

2.      Questionairre (Kuesioner)

No	Pertanyaan		Kuisioner					Catatan
			1 Rendah	2	3	4	5 Tinggi
1	Bagaimanakah persediaan knowledge yang dimiliki pada perusahaan ini? Apakah meningkat atau menurun?
2	Bagaimanakah kita dapat memastikan bahwa persediaan knowledge terus-menerus meningkat?
3	Dimana peringkat perusahaan Anda dalam hal dimilikinya kemajuan pengetahuan yang diperlukan dalam industri perusahaan Anda?
4	Dapatkah persaingan dengan mudah menyuburkan dan mengembangkan knowledge ini tanpa ditiru?
No		Pertanyaan	Rating
			1 Cenderung	2	3	4	5 Kemungkinan besar		Catatan
5		Mengelola pengetahuan organisasi merupakan pusat asosiasi strategi
6		Asosiasi memahami potensial menghasilkan pendapatan dari perusahaan aset pengetahuan dan mengembangkan strategi untuk pemasaran dan penjualan mereka
7		Asosiasi menggunakan belajar mendukung kompetensi inti yang ada dan membuat yang baru
8		Individu dipekerjakan, dievaluasi dan kompensasi atas kontribusi mereka untuk pengembangan organisasi
9	Apakah struktur organisasi Anda perusahaan mampu membuat intern pengetahuan transparan?
10	Apakah karyawan perusahaan Anda memahami inti perusahaan Anda kekuatan kompetitif? Apakah mereka didorong untuk melakukannya? Apakah mereka diberikan waktu untuk melakukannya?
11	Apakah perusahaan Anda tergantung pada pengetahuan dan kompetensi sekitar nya: - Orang-orang? - Proses? - Infrastruktur Teknologi?

3.      SSM (soft system methodology)  metode tambahan

Metode tambahan yang kami pilih adalah metode delphi method

FOR GROUP E DELPHI METHOD :

Sejarah Metode Delphi :

Ø  Metode Delphi dikembangkan oleh Derlkey dan asosiasinya di Rand Corporation, California pada tahun 1960-an. Metode Delphi merupakan metode yang menyelaraskan proses komunikasi komunikasi suatu grup sehingga dicapai proses yang efektif dalam mendapatkan solusi masalah yang kompleks.

Ø  Metode Delphi merupakan suatu proses memperoleh consensus dari sekumpulan tenaga ahli (expert) tanpa mereka mengetahui satu sama lain. Dalam Metode ini, serangkaian kuesioner disebarkan kepada responden, kemudian jawabannya diringkas, yang selanjutnya disampaikan ke panel ahli untuk mendapat tanggapan (memberikan prakiraan). Pembahasan dapat dilakukan dalam beberapa putaran sampai tercapai suatu consensus diantara para ahli.

Ø  Metode Delphi banyak digunakan untuk memperoleh gambaran keadaan masa datang yang akurat dan professional. Namun, metode ini sangat memakan waktu dan memerlukan keterlibatan banyak pihak, yaitu para staf yang membuat kuesioner, mengirim, dan merangkum hasil untuk dipakai para ahli dalam menganalisis dan para tenaga ahlinya sendiri. Keberhasilan metode ini sangat dipengaruhi oleh rancangan kuesioner dan jumlah kuesioner yang dikembalikan oleh responden, karena perusahaan tidak bisa memaksa responden harus mengisi dan mengembalikan kuesioner yang diterimanya.

Ø   

Metode Delphi :

Ø  Metode Delphi adalah metode sistematis dalam mengumpulkan pendapat dari sekelompok pakar melalui serangkaian kuesioner, di mana ada mekanisme feedbackmelalui ‘putaran’/round pertanyaan yang diadakansambil menjaga anonimitas tanggapan responden (para ahli). (Foley, 1972)

Ø  Metode Delphi adalah teknik komunikasi terstruktur, awalnya dikembangkan sebagai metode peramalan interaktif yang bergantung pada sejumlah expert. (Harold A. Linstone, 1975)

Ø  Metode Delphi adalah modifikasi dari teknik brainwriting dan survei. Dalam metode ini, panel digunakan dalam pergerakan komunikasi melalui beberapa kuisioner yang tertuang dalam tulisan. Teknik Delphi dikembangkan pada awal tahun 1950 untuk memperoleh opini ahli. Objek dari metode ini adalah untuk memperoleh konsensus yang paling reliabel dari sebuah grup ahli. Teknik ini diterapkan di berbagai bidang, misalnya untuk teknologi peramalan, analisis kebijakan publik, inovasi pendidikan, program perencanaan dan lain – lain.

Pendekatan Dalam Metode Delphi :

Ø  Pendekatan Delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu : Pembuat keputusan, staf, dan responden. Pembuat keputusan akan bertangungjawab terhadap keluaran dari kajian Delphi. Sebuah grup kerja yang terdiri dari lima sampai sembilan anggota yang tersusun atas staf dan pembuat keputusan, bertugas mengembangkan dan menganalisis semua kuisioner, evaluasi pengumpulan data dan merevisi kuisioner yang diperlukan. Grup staf dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman dalam desain dan mengerti metode Delphi serta mengenal problem area. Tugas staf kordinator adalah mengontrol staf dalam pengetikan. Mailingkuesioner, membagi dan proses hasil serta pernjadwalan pertemuan. Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang setuju untuk menjawab kuisioner.

Tahap – Tahap di Metode Delphi :

Contoh Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):

1.    Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.

2.    Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih.

3.    Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi.

4.    Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.

5.    Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.

6.    Pada tahap ini, partisipan diminta untuk  menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir dalam periode waktu tertentu.

7.    Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.

      Sedangkan menurut Mansoer (1989:72) Ciri khas langkah-langkah proses teknik Delphi adalah sebagai berikut:

1.    Masalah diidentifikasikan dan melalui seperangkat pertanyaan yang disusun cermat anggota kelompok diminta menyampaikan kesimpulan-kesimpulannya yang potensial.

2.    Kuesioner pertama diisi oleh anggota secara terpisah dan bebas tanpa mencantumkan nama.

3.    Hasil kuesioner pertama dihimpun, dicatat dan diperbanyak dipusat (sekretariat kelompok).

4.    Setiap anggota dikirimi tembusan hasil rekaman.

5.    Setelah meninjau hasil, para anggota ditanyai lagi tentang kesimpulan-kesimpulan mereka. Hasil yang baru biasanya menggugah para anggota untuk memberi kesimpulan baru, malah ada kalanya mereka mengubah sama sekali kesimpulan pertama mereka

6.    Langkah ke-4 dan ke-5 ini diulangi sesering ia diperlukan,sampai tercapai satu konsensus.

Teknik Delphi :

Ø  Multistep metode yang digunakan untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang untuk produk atau layanan dimana kelompok khusus ahli dalam bertukar peramalan ekonomi dan kemudian secara terpisah menyampaikan estimasi dan asumsi ke analis yang meninjau semua data yang diterima dan masalah laporan ringkasan. Ringkasan Laporan ini kemudian didiskusikan dan ditelaah secara individu oleh anggota kelompok yang masing-masing menyerahkan perkiraan revisi terhadap analis, yang kemudian ulasan materi lagi dan masalah laporan sekunder. Proses ini berlanjut sampai semua peserta mencapai kesamaan.

Ø  Metode menyediakan anggota kelompok dengan gagasan orang lain tanpa pertemuan tatap muka. Anggota individu menuliskan pemikirannya tentang masalah dan menyerahkan ke koordinator. koordinator kemudian mengkompilasi semua komentar yang diterima dari para anggota dan mengirimkannya ke setiap anggota untuk diperiksa. Setiap anggota kemudian memberikan umpan balik pada komentar anggota lain dan menyampaikan rekomendasi kepada koordinator. Akhirnya, koordinator upaya untuk mencapai konsensus pendapat berdasarkan semua komentar yang diterima.

Kelebihan Metode Delphi :

Ø Hasil berdasarkan dari para ahli.

Ø Anonimitas dan isolasi memungkinkan kebebasan yang maksimal dari aspek-aspek negative dari interaksi sosial.

Ø Opini yang diungkapkan para ahli luas, karena dari pendapat masing-masing ahli.

Ø Kelemahan lain tertentu metode Delphi adalah perkembangan masa depan diprediksi tidak selalu benar dengan konsensus para ahli. Pertama, ketidaktahuan adalah masalah penting. Jika panelis yang salah informasi tentang suatu topik, penggunaan Delphi dapat menambahkan keyakinan hanya ketidaktahuan mereka. Kedua, kadang-kadang berpikir tidak konvensional dari luar amatir bisa menjadi lebih unggul untuk berpikir ahli

Kekurangan Metode Delphi :

Ø Biaya yang besar untuk mengundang para ahli.

Ø Hasil berdasarkan anggapan-anggapan (asumsi).

Ø Tidak semua hasil berjalan sesuai prediksi.

Ø Memakan waktu yang lama.

Contoh Aplikasi yang di gunakan :

Ø Teknologi peramalan , contoh : pengobatan pada tahun 1990

Ø Peramalan permintaan , contoh : Pariwisata Hawaii pada tahun 2000

Ø Assesment dampak lingkungan daam pengembangan Salt’s Mill .